電話は相手の顔が見えません だからこそ、笑顔で応対しましょう。

-電話応対－

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.　早く電話に出るコツは

電話のベルが鳴ったらすぐに出ます。
最大３コールです。
3コール以上ベルが鳴った場合は、

「お待たせしました」と言いましょう。

2.　この言葉遣いに要注意

・「もしもし」　これはビジネス電話では使いません。
・「はい？」　　相手の言っていることがわからない時に、
　　　　　　　　語尾を上げて「はい？」と言うのは失礼です。
・「身内に敬称はつけません」　
　　　　　　　「山田部長はいらっしゃいますか？」の問いに対して、
　　　　　　　　×「あいにく山田部長は外出しております」
　　　　　　　　○「あいにく山田は外出しております」

　　　　　　　　　「あいにく部長の山田は外出しております」

3.　早口になっていませんか？

電話となると、急に早口になってしまう人がいます。
早口では、社名が聞き取れません。

電話を掛けて来た人はせわしなく感じ、用件を急ぐようになります。

電話は普段の話し方よりも、ゆっくりと落ち着いて話すように

心掛けましょう。

4.　相手の声が聞き取れない時

相手の声が聞き取れない時
「恐れ入りますが、お電話が遠いようなのでもう一度お願いいたします」

5.　電話の基本応対モデル

・相手の社名と名前、取次ぎ先を聞いたら、復唱します。

　「朝日運輸の安藤さまでいらっしゃいますね、

　　いつもお世話になっております。
　　総務の山本ですね。少しお待ち下さいませ。」

１）社内にいるが席に居ない場合
　「申し訳ございません、山本は只今席をはずしております。
　　戻りましたら折り返しお電話差し上げましょうか？」
　（会議中の場合は、メモを渡して連絡をします。）

２）外出している場合
　「申し訳ございません、山本は只今外出しております。
　　３時の帰社予定ですので、戻りましたらお電話差し上げましょうか？」

　・相手の連絡先を聞きます。
　「恐れ入りますが、念のためお電話番号いただけますか？」

３）担当者不在、用件を聞く場合

　「申し訳ございません、山本は只今外出しております。
　　よろしければ私が代わってご用件承りましょうか？」

　「かしこまりました。お願いいたします。」

　「復唱させて頂きます。○○△△でよろしいですね。
　　私、藤原が承りました。お電話ありがとうございました。」

　

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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[単語]

1. 敬称(けいしょう)：人名や官職名などの下につけて、または単独に用いて、その人に対する敬意を表す語。「様」「先生」「閣下」など。

2. 復唱(ふくしょう)：何度も唱えること。